Een zorgprofessional mag alleen een financiële bijdrage voor deelname aan een bijeenkomst (zoals een congres, symposium of nascholing) van een leverancier van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen aannemen als:
- De bijdrage voor zogenaamde gastvrijheidskosten (de reis-, verblijf- en inschrijfkosten) strikt beperkt is tot het hoofddoel (d.w.z. het inhoudelijke programma) van de bijeenkomst. Onder verblijfskosten worden verstaan de kosten van eventuele overnachtingen en lunches, diners.
- De kosten voor gastvrijheid redelijk zijn en sociale of recreatieve activiteiten niet worden betaald door bedrijven.
- De locatie van de bijeenkomst gerechtvaardigd is (zowel de plaats als de faciliteiten).
Wanneer zijn kosten redelijk
Voor wetenschappelijke (geaccrediteerde) bijeenkomsten:
- max. € 500 per keer (max. € 1.500 per jaar) of 50% van kosten (als de zorgprofessional zelf ook minimaal 50% betaalt).
deze maxima gelden ook voor product-gerelateerde bijeenkomsten van leveranciers van medische hulpmiddelen (noodzakelijk voor product- of onderhoudstraining op bepaalde locatie)
Voor een niet-wetenschappelijke bijeenkomst of niet-geaccrediteerde bijeenkomst over geneesmiddelen of medische hulpmiddelen geldt:
- max. € 75 per keer
- max. € 375 per jaar
De afspraken omtrent de gastvrijheid moeten in een schriftelijke overeenkomst worden vastgelegd:
- Dit is mogelijk in een bevestigingsbrief
- Bij de CGR is schriftelijke vastlegging niet verplicht als de vergoeding is beperkt tot de kosten voor deelname (zoals: eten, drinken en parkeerkosten) aan een door de leverancier zelf georganiseerde bijeenkomst en geen reis- en/of overnachtingskosten worden vergoed. Bij de GMH is schriftelijke vastlegging niet verplicht voor de door leveranciers georganiseerde bijeenkomsten waarvoor het maximum van € 75 geldt (dit hoeft ook niet te worden gemeld bij werkgever of raad van bestuur, zie hieronder).
Afspraken met leveranciers van medische hulpmiddelen moeten door de zorgprofessional worden gemeld bij de werkgever of de raad van bestuur.
Als de totale bijdrage aan gastvrijheid of een bijeenkomst (cumulatief in één jaar) meer bedraagt dan € 500, moet dit worden gemeld in het Transparantieregister Zorg. Voor meer informatie over de openbaarmaking van financiële relaties, kunt u de website van Transparantieregister Zorg raadplegen.